Factura electrónica obligatoria en España

¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria en España entre empresas y autónomos?

El inicio de la factura electrónica obligatoria en España entre empresas y autónomos será en 2025, previsiblemente. Actualmente, se debe finalizar con el trámite, aún en curso, de la publicación del Real Decreto ya que estamos a la espera de la aprobación definitiva del reglamento técnico.

¿Cuándo entró en vigor la factura electrónica obligatoria en España con las Administraciones Públicas?

El inicio de la factura electrónica obligatoria en España con las Administraciones Públicas fue el 15 de enero de 2015, según lo establecido en la Ley 25/2013

¿Será la factura electrónica obligatoria en 2025?

Es muy probable que la factura electrónica sea obligatoria en 2025. Sin embargo, estamos pendientes de la publicación del reglamento técnico para que comiencen los periodos de adecuación.

¿Cuáles son los plazos de adecuación a la obligatoriedad de la factura electrónica una vez se publique el reglamento técnico?

Se realizará en dos fases. La primera afecta a las empresas que facturen más de 8 millones de euros que tendrán un año desde la publicación definitiva de la ley para adecuarse. Por otro lado, las empresas que facturen menos de 8 millones de euros tendrán dos años para poder adaptar sus sistemas a la facturación electrónica.

¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir una factura electrónica obligatoria?

Las facturas electrónicas obligatorias están sujetas a la normativa legal regulada por Real Decreto 1619/2012 en donde se exige legibilidad, autenticidad e integridad a la hora de llevar a cabo su emisión.

Por lo tanto, todas las facturas, sean electrónicas o de papel, deben poder garantizar:
•    Completa legibilidad.
•    Autenticidad del origen garantizando la identidad de ambas partes.
•    Integridad del contenido de la factura garantizando que no ha sido modificado.

La garantía de la legibilidad de las facturas electrónicas va a estar estrechamente vinculada al uso de una plataforma de intercambio que reciba la factura, por ello es importante contar con un proveedor homologado que nos garantice que esto va a poder cumplirse reduciendo los riesgos y evitando complicaciones a nivel legal.

¿Cuáles son los formatos válidos de factura electrónica obligatoria tras la publicación del borrador del Real Decreto de la Ley Crea y Crece?

Los formatos de facturación electrónica obligatoria aceptados legalmente (actualmente, está abierto a futuras incorporaciones), en este caso, son: FACTURAE, EDIFACT, UBL y CEFACT.

Dicho esto, los proveedores deberán ser capaces de generar y enviar una factura electrónica en formato estructurado, bien desde un ERP o desde una solución manual (suya o que ponga a su disposición su cliente, o en el caso de ser una microempresa o autónomo a través del formulario y la solución pública de facturación).

¿Qué estados de la factura electrónica debemos comunicar de manera obligatoria según la Ley Crea y Crece?

Los destinatarios deberán informar al emisor de los estados de la factura electrónica en un plazo de 4 DÍAS desde la comunicación de estado con las siguientes respuestas:

•    Aceptación o rechazo comercial y la fecha de la misma
•    Pago completo de la factura y la fecha de la misma.

Así mismo, otros posibles estados que pueden darse y cuya personalización es admitida por la Plataforma de Intercambio de SERES son:

•    Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha.
•    Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha.
•    Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.

La información sobre los estados de la factura deberá remitirse en un plazo máximo de 4 días naturales tras la comunicación de estado, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde la fecha del estado que se informa en cada caso.

Así mismo, los receptores deben comunicar a la AEAT el rechazo o pago completo de la factura en un plazo máximo de 4 días tras la comunicación de estados

¿Qué pasará durante el periodo de transición entre empresas que ya estén obligadas a hacer facturas electrónicas y las que aún no lo estarán?

Durante el período de transición entre las empresas obligadas a emitir factura electrónica y las que todavía no lo estén, solo afectará a las relaciones entre aquellas empresas que estén obligadas en ese momento.

La facturación con las no obligadas se realizará como hasta ahora, salvo que estas decidan voluntariamente adelantarse al plazo y trabajar con facturación electrónica.

Sin embargo, todas las empresas quedarán obligadas al final del plazo de 2 años que establece la Ley, sea cual sea su facturación.

Si mi empresa está trabajando con el Suministro Inmediato de Información (SII), ¿tengo obligación de adecuarme la ley de facturación electrónica, es decir, de emitir y recibir facturas en formato electrónico? 

La respuesta es sí. Estos dos sistemas son diferentes, por lo tanto las empresas que ya estén trabajando con el SII deberán adecuarse a la ley de la factura electrónica.

Si soy un autónomo, ¿tengo la obligación de facturar de manera electrónica?

Sí, los autónomos también están considerados en la normativa que hará efectiva la obligación de factura electrónica B2B.

Si ya trabajo con el sistema de TicketBAI, ¿tengo obligación de hacer factura electrónica?

Efectivamente, las empresas deberán hacer frente a las dos obligatoriedades. Por un lado, a la normativa impuesta por el País Vasco y por otro a la nueva normativa de facturación electrónica B2B. 

¿Cuál será el rol de la Agencia Tributaria (AEAT) en cuanto a la facturación electrónica?

La Ley Crea y Crece estipula la creación de un Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, encargado de seguir y analizar los datos de los plazos de pagos, y de promover buenas prácticas.

Para garantizar esto, la AEAT siempre debe estar al tanto de las transacciones entre empresas, por ello, en el caso de que el intercambio de facturas electrónicas se produzca íntegramente entre mediante plataformas privadas de facturación electrónica, una copia generada automáticamente de cada factura electrónica deberá ser depositada en la solución pública de factura electrónica. 

La Agencia Tributaria deberá ser informada por parte de los destinatarios de facturas del pago efectivo completo y su fecha respecto de sus facturas recibidas tal y como se determine. Del mismo modo dispondrá los mecanismos precisos para que, se permita la comunicación voluntaria de los retrasos en el pago o impago de facturas por cualquier empresa o profesional, ya sea el emisor o el receptor de las facturas.

La AEAT extraerá información estadística de las facturas electrónicas remitidas al sistema público de facturación electrónica y de los reportes de información sobre el pago de facturas que permita monitorizar el cumplimiento de la normativa sobre morosidad comercial en los diferentes sectores de la economía y la hará llegar, al menos, al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada.

¿Por qué las grandes empresas deben optar por una Plataforma de Intercambio de Factura Electrónica?

Las Plataformas de Intercambio de Factura electrónica se presentan como una solución óptima, clara y fiable que cumple con el marco legal, teniendo como objetivo agilizar procesos de facturación de manera actualizada. En este caso, si ponemos como ejemplo la Plataforma Tecnológica de SERES, las empresas podrán digitalizar sus facturas para clientes y proveedores, y en paralelo mantener al día sus transacciones con  la AEAT.

Gracias a nuestra Plataforma de facturación es posible tener una ventaja en la gestión de trámites al poder reducir el impacto económico de la facturación convencional y el tiempo que esto sugiere.

Además, las empresas podrán digitalizar una factura en papel en el menor lapso de tiempo. De este modo las empresas podrán organizar todos sus documentos y tener un aval de las facturas ya emitidas con anterioridad.