Solução EDI

Começar a utilizar o EDI implica adaptar a sua gestão e os seus programas de faturação, armazém, contabilidade, etc., a uma nova linguagem e codificação não incluída na maioria dos ERP do mercado. Por quê? O principal motivo é que o EDI é uma forma de relação que tem em conta tanto o emissor como o recetor ao passo que os ERP normalmente se centram única e exclusivamente em organizar o seu cliente e não tanto na relação entre este e os seus parceiros comerciais (clientes e fornecedores).

Em primeiro lugar, é necessário gerar um documento eletrónico de acordo com o padrão das Nações Unidas UN/EDIFACT. Há algum outro padrão nas relações EDI? Sim, inclusive é cada vez mais comum o intercâmbio de documentos XML, mas este é o mais utilizado.
Para transformar a informação que sai do seu ERP é necessário um Serviço EDI, que pode ser um software ou uma estação EDI, que faça a ligação com a nossa informática interna e traduza a informação para o padrão e, ao mesmo tempo faça a ligação com a sua caixa de correio eletrónico avançada EDI.
Esta adaptação e estruturação para a linguagem eletrónica devem reger-se pelo padrão. Por quê o UN/EDIFACT? Porque o UN/EDIFACT se utiliza como "linguagem esperanto" do comércio, administração e transportes.

Em segundo lugar, para ser saber que o produto referido é exatamente o que se envia e que tem as características acordadas é necessário identificá-lo inequivocamente, tanto para o emissor como para o recetor e, para isso, o EDI utiliza os Códigos EAN. Sabe onde estão? Em qualquer produto com código de barras.
Uma vez identificados os produtos e a nossa empresa nivel global, necessitaremos de uma rede ou canal de comunicação pela qual se faça chegar as mensagens ao destinatário. No ambiente EDI utilizam-se maioritariamente as Redes VAN.

Por último, começar a enviar e receber. A sua empresa irá trocar encomendas (orders), guias de remessa (desadv), faturas (invoic), etc. cuja informação poderá ser consultada através de um acesso online ao seu serviço EDI ou através do seu ERP (integração) evitando que a sua empresa tenha que alterar a sua forma de trabalhar para se adaptar e participar numa das maiores comunidade de negócios do mundo.

O EDI no século XXI

O conceito EDI evoluiu do seu contexto inicial, baseado no padrão EDIFACT e nas redes de valor acrescido para outro mais aberto no qual a utilização de novos formatos, documentos, padrões e protocolos são compatíveis. Contar com um serviço ou software EDI já não é meramente possível para trabalhar sob este conceito, também se transformou para oferecer um serviço global de intercâmbio eletrónico de dados no qual todos os participantes estão ligados independentemente da tecnologia ou padrão utilizados.

Un utilização do EDI está alargada a inúmeras indústrias, mas tem uma especial penetração nos setores do retalho (supermercados, grandes superfícies, distribuidores, etc...), Automóvel (fabricantes de veículos, de componentes, concesionários, etc...), Serviços de saúde (Hospitais, centros de saúde, clínicas, farmacêuticas, etc...) y Transportes. Se a sua empresa mantém relações comerciais com empresas de algum destes setores, é possível que como mesmas já estejam a trabalhar com o EDI e possam encontrar uma via para melhorar a sua comunicação.

Como se utiliza o EDI nas mensagens entre fornecedor e cliente: encomendas, guias de remessa, confirmções de receção de mercadoria ou faturas?

O EDI no
século XXI Ainda que todos los os setores utilizanm os mesmos documentos, é possível que haja alguns onde a existência das encomendas seja obrigatória e, outros, onde a nota de receção e mercadoria seja opcional. De igual modo, alguns documentos contam com informação diferente de acordo com o setor ou tipo de intercâmbio (reposição de frescos, peixe, etc.).
Em todo o caso, Quando, por exemplo, uma grande superfície solicita ao seu fornecedor un reposição de leite, quando um Hospital solicita ao seu fornecedor de material cirúrgico o envio de novos materiais ou quando um fabricante de veículos solicita ao seu fornecedor novos pneus, todos los eles têm um aspeto em comum: ovio en datura fatura.

SERES EDIBaseCadenaSuministroA lógica baseia-se facto do cliente, se sigue o exemplo do fabricante de veículos, efetuar uma encomenda de mercadoria (ORDERS), na qual detalha o número de pneu quer
comprar. Essa encomenda indicará una cuantificación solicitada, os modelos, como características, etc. O fornecedor de pneu enviará a mercadoria e responderá com uma guia de remessa (DESADV) que descreve os produtos enviados. Una guia de remessa pode conter informação a dois níveis, o básico e o logístico, onde se indica a organização do material em detalhe, paletes, caixas, etc. Una fábrica, depois de receber os pneu, enviará uma confirmação de receção de mercadoria (RECADV) que é essencial, pois indicará como discrepâncias, caso existiam (por exemplo, se recebe 80 pneu em vez de 100 ou se o modelo de 4 destes não é o solicitado). Após a verificação, o fornecedor@ a fatura de venda (INVOIC) com como corresponsales correções.

O terceiro ator: a transportadora / Operador Logístico

Um projeto EDI não permite apenas gerir un relação entre o fornecedor e o cliente. Nesta relação é normal que participe uma empresa de transporte ou logística que envia un mercadoria física ao centro logístico do cliente.

Além dos documentos mencionados, no ambiente logístico também se utiliza o aviso de expedição (DESADV), a instrução para expedição (INSDES), relatório da situação da nota de encomenda (OSTRPT), situação de transporte (IFTSTA), previsão de necessidades ou consumos, programação de entregas, resposta ao programa de entregas (DELFOR), etc.

Este intercâmbio de informação em tempo real permite melhorar os cálculos para otimizar tempos, espaços e recursos humanos e económicos. A maioria de operadores logísticos, devido à condição dos seus clientes e à quantidade de bens que transportam, trabalham com o EDI.

Quando a sua empresa se disponibiliza a enviar aos seus clientes um volume importante da suas faturas, guias de remessa ou qualquer outro documento, surge a necessidade de optimizar esse envio. Para isso o primeiro passo é agrupar num único ficheiro todos os documentos que se vão enviar a partir do seu ERP não tendo assim de abrir e fechar a ligação cada vez que envie um documento a cada um dos seus clientes.

Este “ficheiro” denomina-se “remesa de documentos” e uma vez recebido no seu serviço SERES desencadeia um conjunto de tarefas de supervisão das quais destacamos:

• Revisão das regras de autenticidade e integridade do documento: Confirmamos que o emissor é quem diz ser e asseguramos que os identificadores do receptor estão correctos. Exemplo de erro: Enviar uma fatura a um cliente com NIF errado.
• Revisão de regras legais: Aplicamos as regras exigidas por lei. Exemplo: Que a fatura tenha um número indicado.
• Revisão semântica e sintática da informação do documento: Confirmamos que a informação da fatura está correctamente criada. Exemplo: Que o valor da fatura em euros corresponde a um número com décimais.
• Revisão das regras de negócio do destinatário: Confirmamos se há algum requisito por parte do seu  cliente para aceitar o seu documento. 

Que acontece se não passa em alguma das revisões

Para uma gestão mais ágil, rápida e fácil a sua remessa divide-se em em partes ou transações, de acordo com o seus destinatários e caso o  documento tenha algum "constrangimento". Desta forma a SERES oferece um "relatório da remessa" onde poderá conhecer em detalhe e por cada cliente os documentos que tiverem passado os filtros e os que não. 

Desta forma, a gestão de uma remessa deve centrar-se nos casos a supervisionar e onde a solução se relacione com as revisões anteriores: 

• Revisão das regras da autenticidade e integridade do documento: Se tiver indicado un nif incorrecto com um “X” na sequência de números, por exemplo “A5845X54”. Alterar o dado no ERP.
• Revisão de regras legais: Deve indicar-se, obrigatoriamente, o número da fatura no ERP.
• Revisão semântica e sintática da informação do documento: Se tiver indicado uma quantidade com letras. Por exemplo, o valor “1000€” quando deveria ser “1000,00”.
  
  

Uma vez solucionadas as situações especiais apenas será necessário voltar a enviar os documentos que, caso passem por todas as regras, serão re-emitidos, agora sim, aos seus clientes.

Quando se dá o passo para o intercâmbio eletrónico de documentos apercebemo-nos de informação adicional que não está no intercâmbio atual em papel, que é necessária para que o destinatário possa, de uma forma automática, preparar o seu ambiente para a mercadoria que há de chegar, para a fatura que terá de pagar, etc.

Vamos então falar da informação de localização que todas as mensagens EDI e que é necessária para direcionar o documento tanto de uma forma global como de uma forma interna nas empresas.

Os endereços do ponto de vista global

Um documento para ser enviado e recebido por uma entidade deve conter um endereço. Para tal, a entidade deve estar identificada inequivocamente. Assim, por exemplo, a Seres em Espanha tem o seu domicílio físico em Madrid em "Paseo de las Doce Estrellas 2. 28042 Madrid" e outro diferente em Barcelona. Ambos situam fisicamente uma empresa. Ambos utilizam para a sua identificação global o "número de identificação fiscal (NIF)" que em Espanha cada empresa tem o próprio independentemente do número de escritórios que tenha.

No ambiente EDI, o identificador de empresa global é um código EAN. Único no mundo por cada empresa.

Estabelecendo uma comparação com o exemplo anterior, o código EAN da entidade seria como o seu "número de identificação fiscal". O endereço físico (rua, avenida, passeio, etc.) não é tão importante num documento eletrónico.

Os endereços do ponto de vista interno

Quando a mensagem chega à "Caixa de Correio Eletrónico Global" do destinatário, os endereços internos começam a adquirir mais importância pois são os que definem, dentro da empresa, onde deverá ser tratada a informação do documento.

No ambiente EDI, os identificadores internos de cada empresa também são código EAN, únicos no mundo por cada unidade, departamento, gestor, delegação, etc.

No caso de uma guia de remessa, é habitual indicar no documento o código EAN de onde se irá entregar a mercadoria (armazém, centro, edifício, corredor, piso, etc.), quem fez a encomenda (loja, escritório, etc.), entre outros.

Na fatura, é habitual indicar a quem se fatura e quem fatura, quem paga e a quem se paga, etc.

Estes códigos EAN permitem redirecionar o documento para o ambiente necessário para a sua tramitação. O chefe do armazém que se prepara para a receção da mercadoria deverá receber a informação da guia de remessa para se preparar para a sua receção e confrontação de dados. De igual modo, o recetor da fatura necessitará dessa informação de confrontação de dados para contabilizar a fatura e o tesoureiro para a pagar. Todos estes participantes devem estar identificados e ser conhecidos tanto pelo emissor como pelo recetor da mensagem.

Como se gerem do ponto de vista do negócio?

Para que uma empresa possa beneficiar do EDI deve ter a sua estrutura administrativa publicada. Isto é, um documento com todos os códigos EAN possíveis na sua gestão diária.

Esta estrutura EDI pode ser muito simples, sobretudo em pequenas empresas, ou muito complexa. Para aliviar esta complexidade é normal criar uniões lógicas de códigos EAN. Desta forma, só é necessário tratar um conjunto limitado de códigos lógicos.

Exemplo Estrutura Administrativa

Centro A: Código A (a quem se fatura) e código B (quem paga)

Centro B: Código B (a quem se fatura) e código B (quem paga)

Centro C: Código C (a quem se fatura) e código B (quem paga)

Centro D: Código C (a quem se fatura) e código D (quem paga)

Neste exemplo de quatro centros, três compartilham departamento de tesouraria (Código B), o centro C ou D compartilha o departamento de contabilidade. Neste caso, reduzem-se as possibilidades de 64 para 4.

As empresas utilizadoras do EDI notificam as alterações ou a abertura de novos Pontos Operacionais mediante as mensagens GENRAL.

Num ambiente automatizado o emissor e o recetor do documento costuma informar sobre as alterações permitindo herdar, a partir de um pedido, para uma guia de remessa ou para uma fatura a informação quase total dos endereços globais e internos.

Um pouco de tecnicismos: Segmento NAD

As mensagens EDI contêm uma sequência de segmentos de informação, que podem ser de requisito obrigatório ou de inclusão condicional, podem ser formados por dados simples ou compostos (quando, por sua vez, são formados por outros dados simples) e podem estar ou não codificados (tomando valores de uma lista associada, conhecida previamente ou anexada).

O Diretório de Segmentos ou Segmentos NAD contêm as informações de destino para o envio da mensagem, isto é, a definição da empresa, o nome, o código, o endereço e o NIF, além de incluir o departamento, a unidade de tramitação, o que for necessário em função da estrutura interna do destinatário. Isto é imprescindível para que a mensagem seja recebida e aceite pelo departamento a que vai destinada e para a agilidade do processo de gestão.

Os Segmentos NAD incluem informação tanto do comprador como do vendedor. Isto é, todos os Pontos Operacionais que intervêm na comunicação.

Uma das grandes bases na qual assenta o EDI é a definição e utilização de identificadores únicos. Dá-se-lhes diversas denominações, como, por exemplo: Códigos EAN, Pontos Operacionais, GLN, etc. cuja essência mais primitiva é o facto de tanto o cliente (emissor) que pede mercadoria a um fornecedor (recetor), como este último saberem, sem margem para dúvida, do que é que estamos a falar.

Dentro do EDI podemos distinguir vários tipos de identificadores:

Identificadores de produtos ou de serviços

É globalmente aceite que um código de barras seja um elemento diferenciador de qualquer produto. Esse mesmo código de barras oculta um número (normalmente de 13 dígitos) que, para além de ser lido pelo leitor de uma caixa de supermercado, permite identificar inequivocamente esse produto em todo o mundo.

Aqui, o primeiro fundamento não é a utilização destes códigos, que já está muito alargada, mas sim a forma como a sua empresa organiza os seus produtos atribuindo-lhes os seus códigos correspondentes, bem como, no caso de provir de outro ambiente não tão avançado, como migrar os códigos de produtos internos com os seus equivalentes globais.

O segundo fundamento é informar os seus clientes sobre esses códigos. Neste caso, o documento EDI PRICAT tem muito a dizer, dado que no seu conteúdo se informa não só os códigos, mas também a informação adicional sobre as características dos seus produtos.

Identificadores de empresa, departamentos, unidades, etc.

Todos os documentos trocados devem ter, no mínimo, o emissor e o recetor.

Tal como sucede com os identificadores de produtos, normalmente os nomes não permitem ter uma relação clara entre quem envia ou recebe (principalmente pela utilização de abreviaturas, acrónimos, títulos, etc.). Neste caso, para os identificadores de empresa, a gama de possibilidades é bastante mais ampla, desde um mesmo EAN, um nÚmbero de IVA, códigos nacionais, DUNS, e um longo et cetera de códigos que na sua relação identificam uma empresa inequivocamente.

Porém, a realidade indica que, para além de devermos identificar o emissor ou o recetor da mensagem, internamente esse documento trocado também tem de mostrar outras unidades dentro da empresa. Tendo como exemplo uma guia de remessa EDI (DESADV) é necessário indicar onde se entrega a mercadoria e no caso de uma fatura é necessário indicar quem pede, a quem se paga, quem recebe a mercadoria, a quem se fatura e inclusive quem paga.

Organizar as "estruturas administrativas", lista de unidades, centros, departamentos, etc., é vital para a sua gestão e para a do seu cliente ou fornecedor.

Organizar os seus identificadores e a conversão de códigos
Quando uma empresa tem de organizar os identificadores, é normal depararem-se com a situação de que já os têm definido, porém baseados em códigos próprios internos. A conversão destes códigos é essencial tanto para um correto intercâmbio eletrónico de documentos como para a correta automatização do processo e integração dos dados nos seus sistemas de gestão informáticos (ERP).

Muitos dos benefícios que os serviços EDI oferecem estão ocultos para a maioria das empresas que o utilizam. O conselho deste mês visa mostrar como aproveitar uma característica da nossa tecnologia para fazer o intercâmbio electrónico dos seus documentos de forma segura e, em concreto, das suas faturas eletrónicas emitidas.

Sempre se disse que o melhor financiamento de uma empresa é através da venda dos seus produtos e serviços. Como fornecedor de grandes clientes a cobrança das suas faturas torna-se muitas vezes complicada e implica que a sua empresa tenha de recorrer a outras formas de financiamento.

Os serviços EDI da SERES permitem-lhe ter rastreabilidade completa do estado dos seus documentos trocados. No caso das faturas emitidas, a sua empresa saberá se o seu cliente está de acordo com o seu conteúdo, em que fase está no processo de tramitação e, inclusive, saber quando se vai proceder ao seu pagamento. Num ambiente de gestão de faturas em papel, a sua empresa não conhecimento da data na qual se inicia cálculo do prazo de pagamento e, como tal, oferece menos credibilidade no momento de negociar a sua cobrança e menor conhecimento do estado futuro da sua tesouraria.

O EDI não visa essenciamente do EDI poder mudar o seu prazo de pagamento, ainda que ao saber se as faturas eletrónicas estão validades e aceites em apenas segundos, a sua empresa tem maior capacidade na sua negociação periódica com o seu cliente para aceder a "descontos por pronto pagamento" com condições mais vantajosas. Adicionalmente e talvez de modo pontual, pode aproveitar esta situação para negociar de forma mais consistente o adiantamento de uma fatura. Algo que, seguramente, aliviará o seu capital circulante numa situação extrema.

Outra forma de financiamento é através do factoring, tanto com os seus clientes como com alguma entidade, bancária ou não, de financiamento. A fatura eletrónica permite-lhe comunicar mais rapidamente os documentos relacionados com as suas operações. O fato de apresentar a lista de documentos EDI entre o seu cliente e a sua empresa, isto é, a encomenda, a guia de remessa e a fatura validada, proporcionar-lhe-á uma prova de maior confiança com a sua entidade de crédito para o financiamento do seu capital circulante.