Solución EDI

Empezar a utilizar el EDI implica adaptar su gestión y sus programas de facturación, almacén, contabilidad, etc. a un nuevo lenguaje y codificación que la mayoría de los ERP's del mercado no contemplan. ¿Por qué? El principal motivo es que el EDI es una forma de relación que toma en cuenta tanto al emisor como al receptor mientras que los ERP suelen centrarse única y exclusivamente en organizar a su cliente, no tanto la relación entre éste y sus socios comerciales -clientes y proveedores-.

Por ello se debe tomar en cuenta cuatro cambios:

En primer lugar, en necesario generar un documento electrónico de acuerdo al estándar de las Naciones Unidas UN/EDIFACT. ¿Existe algún otro estándar en las relaciones EDI? Sí, incluso cada vez es más común el intercambio de documentos XML, pero éste es el más extendido.

Para transformar la información que sale de su ERP es necesario un Servicio EDI, ya sea un software o una estación EDI que enlace con nuestra informática interna y traduzca la información al estándar a la vez que se conecte con su buzón electrónico avanzado EDI. Esta adaptación y estructuración al lenguaje electrónico debe regirse por el estándar. ¿Por qué el UN/EDIFACT? Porque el UN/EDIFACT se utiliza como el "lenguaje esperanto" del comercio, administración y transporte.

En segundo lugar, para saber que el producto referido es exactamente el que se envía y con las características pactadas es necesario identificarlo unívocamente, tanto para el emisor como para el receptor, y para ello en el EDI se utilizan los Códigos EAN. ¿Sabe donde están? En cualquier producto con código de barras.

Una vez identificados los productos y nuestra empresa globalmente, necesitaremos una red o canal de comunicación por la que hacer llegar los mensajes al destinatario. En el entorno EDI se utilizan mayoritariamente las Redes de Valor Añadido (RVA) o Redes VAN.

Y por último, comenzar a enviar y recibir. Su empresa intercambiará pedidos (orders), albaranes (desadv), facturas (invoic)... cuya información se podrá consultar a través de un acceso online a su servicio EDI o a través de su ERP (integración) evitando que su empresa tenga que cambiar su forma de trabajar para adaptarse y participar en una de las mayores comunidades de negocio del mundo.

El EDI en el siglo XXI

El concepto EDI ha evolucionado de su contexto inicial, basado en el estándar EDIFACT y las redes de valor añadido, a uno más abierto donde el uso de nuevos formatos, documentos, estándares y protocolos son compatibles. Contar con un servicio o software EDI ya no sólo es posible para trabajar bajo ese concepto, sino que se ha transformado para ofrecer un servicio global de intercambio electrónico de documentos donde todos los participantes están conectados con independencia de la tecnología o estándar utilizado.

El uso del EDI está extendido a numerosas industrias pero tiene una penetración especial en los sectores del comercio minorista (supermercados, grandes superficies, distribuidores, etc...), la Automoción (fabricantes de vehículos, de componentes, concesionarios, etc...), la Salud (Hospitales, centros de salud, clínicas, farmacéuticas, etc...) y el Transporte.
Si su compañía mantiene relaciones comerciales con empresas de alguno de estos sectores, seguramente ya está trabajando con EDI y puede encontrar una vía para mejorar su
comunicación.

¿Cómo se usa el EDI en los mensajes entre proveedor y cliente: pedidos, albaranes, confirmaciones de recepción de mercancía o facturas?

Aunque todos los sectores que utilizan los mismos documentos pueden ser que haya alguna vez la existencia de los pedidos marítimos obligatorios y, en otros, donde la orden de recepción de mercancía marítima opcional. De igual manera, algunos documentos tienen una información diferente con el sector o tipo de intercambio (reposición de frescos, pescados...).
En cualquier caso, cuando una gran superficie solicita un su proveedor, por ejemplo, la reposición de
leche; Cuando un Hospital solicita un su proveedor de material quirúrgico el envío de nuevos materiales; o cuando un fabricante de vehículos solicita un su proveedor nuevos neumáticos, en todos ellos coinciden en el envío de la factura.
EDI ciclo 1La lógica se basa en que el cliente, si sigue el ejemplo del fabricante de vehículos, realiza un pedido de mercancía (ORDERS), en el que detalla el número de neumáticos que se pueden
comprar. Ese pedido indicará la cantidad solicitada, los modelos, las características, etc. El proveedor de los neumáticos de la mercancía y responderá con un albarán de entrega (DESADV) que describen los productos enviados. El albarán puede contener información a dos niveles, el básico y el logístico, donde se indica la organización del material al detalle, palets, cajas, etc. La fábrica, tras recibir los neumáticos, enviará una confirmación de recepción de mercancía (RECADV) que es esencial puesto que indica las discrepancias, en caso de existir (por ejemplo, recibir 80 neumáticos en vez de 100 o si el modelo de 4 de ellos no es el solicitado). Tras la verificación del proveedor, la factura de venta (INVOIC) con las correcciones correspondientes.

El tercer actor: Transportista / Operador Logístico

EDI ciclo 2Un proyecto EDI no solo permite gestionar la relación entre el proveedor y el cliente. En esta relación suele participar una empresa de transporte o logística que envía la mercancía física al centro logístico del cliente. Además de los documentos mencionados, en el entorno logístico también se utiliza el aviso de expedición (DESADV), la instrucción de despacho (INSDES), situación de despacho (OSTRPT), situación de transporte

(IFTSTA), previsión de necesidades o consumos, programación de entregas, al programa de respuesta de entregas (DELFOR), etc. Este intercambio de información en tiempo real permite mejorar los cálculos optimizar tiempos, espacios y recursos humanos y económicos.

La mayoría de operadores logísticos, por la condición de sus clientes y la cantidad de bienes que transportan, trabajan con EDI.

Cuando su empresa se dispone a enviar a sus clientes un volumen importante de sus facturas, albaranes o cualquier otro documento, surge la necesidad de optimizar ese envío. Para ello, el primer paso lógico es agrupar en un mismo “fichero” todos los documentos que se van a enviar desde su ERP y así no tener que abrir y cerrar la conexión cada vez que se envíe un documento con cada uno de sus clientes.

Ese “fichero” se denomina “remesa de documentos” y una vez recibido en su servicio de SERES desencadena un conjunto de tareas de supervisión entre los que destacan:

• Revisión de las reglas de la autenticidad e integridad del documento: Confirmamos que el emisor es quien dice ser y aseguramos que los identificadores del receptor son correctos. Ejemplo de error: Enviar una factura a un cliente con NIF erróneo.
• Revisión de reglas legales: Aplicamos las reglas que por ley son requeridas. Ejemplo: Que la factura tenga un número indicado.
• Revisión semántica y sintáctica de la información del documento: Confirmamos que la información de la factura esté correctamente creada. Ejemplo: Que el importe de la factura en euros corresponde a un numérico con decimales.
• Revisión de las reglas de negocio del destinatario: Confirmamos si hay algún requerimiento por parte de su cliente para aceptar su documento. Ejemplo: Las facturas a las AAPP españolas debe incluir el código dir3.

Qué ocurre si no pasa alguna de las revisiones

Para una gestión más ágil, rápida y fácil su “remesa” se divide en partes o intercambios, según sus destinatarios y según si el documento tiene alguna “pega”. De esta manera, SERES le ofrece un “Informe de la Remesa” donde podrá conocer en detalle por cada cliente los documentos que han pasado todos los filtros y los que no.

De esta manera, la gestión de una remesa se debe centrar en los casos a supervisar y donde su solución se relaciona con las revisiones anteriores:

• Revisión de las reglas de la autenticidad e integridad del documento: Se ha indicado un nif incorrecto con una “X” en el bloque de números, por ejemplo “A5845X54”. Cambiar el dato en su ERP.
• Revisión de reglas legales: Se debe indicar obligatoriamente el número de factura en su ERP.
• Revisión semántica y sintáctica de la información del documento: Se ha indicado una cantidad con letras. Por ejemplo, el importe “1000€” cuando debería ser “1000,00”.
• Revisión de las reglas de negocio del destinatario: Si la factura es al Ayuntamiento de Madrid la factura debe contener el código DIR3 que identifica unívocamente las Unidades Orgánicas y Oficinas de Registro de las AAPP. La solución requiere identificar los datos del DIR3 desde sus sistemas.

Una vez solucionados las situaciones especiales sólo será necesario volver a enviar los documentos que, en el caso de pasar todas las reglas, serán remitidos, ahora sí, a sus clientes.

Cuando se da el paso al intercambio electrónico de documentos nos damos cuenta de información adicional, que no viene en el intercambio actual en papel, que es necesaria para que el destinatario pueda, de una forma automática, preparar su entorno a la mercancía que llegará, a la factura que hay que pagar...

Hoy vamos a hablar de la información de localización que contienen todos los mensajes EDI y son necesarios para direccionar el documento tanto de una forma global como de una forma interna en las compañías.

Direcciones desde el punto de vista global

Un documento para ser enviado y recibido por una entidad es necesario que cuente con una dirección. Para ello, la entidad debe estar identificada inequívocamente. Así por ejemplo, Seres en España tiene su domicilio físico en Madrid en "Paseo de las Doce Estrellas 2. 28042 Madrid" y otro diferente en Barcelona. Ambas ubican físicamente a una empresa. Ambas utilizan para su identificación global el "número fiscal (NIF)" que en España. Cada empresa tiene el suyo con independencia del número de oficinas tenga.

En el entorno EDI el identificador de empresa global es un código EAN. Único en el mundo por cada empresa.

Haciendo una comparación con el ejemplo anterior, el código EAN de la entidad sería como su "número fiscal". La dirección física (calle, avenida, paseo...) no es tan importante en un documento electrónico.

Direcciones desde el punto de vista interno

Una vez que el mensaje ha llegado al "Buzón Electrónico Global" del destinatario, empieza a tomar más importancia las direcciones internas. Aquellas que definen dentro de la compañía donde deberá ser tratado la información del documento.

En el entorno EDI los identificadores internos de cada empresa también son código EAN. Único en el mundo por cada unidad, departamento, gestor, delegación, etc.

En el caso de un albarán, se suele indicar en el documento el código EAN de donde se entregará la mercancía (almacén, centro, edificio, pasillo, planta, etc.), quien ha hecho el pedido (tienda, oficina, etc.), etc.

En la factura, se suele indicar a quien se factura  y quien factura, quien paga y a quien se paga...

Estos código EAN permite redireccionar el documento al entorno necesario para su tramitación. El jefe del almacén que se prepara para la recepción de la mercancía deberá recibir la información del alabarán para prepararse para su recepción y cotejo. De igual manera, el receptor de la factura necesitará esa información de cotejo para contabilizarla y al tesorero pagarla. Todos estos participantes deben estar identificados y conocidos tanto por el emisor como por el receptor del mensaje.

¿Cómo se gestionan desde el punto de vista de negocio?

Toda empresa que se beneficia del EDI debe tener publicada su estructura administrativa. Es decir, un documento con todos los códigos EAN posibles en su gestión diaria.

Esta estructura EDI puede ser muy sencilla, sobre todo en pequeñas empresas, o muy compleja. Esta complejidad se suele aliviar creando uniones lógicas de códigos EAN. De esta manera, sólo es necesario tratar un conjunto limitado de códigos lógicos.

Ejemplo Estructura Administrativa

Centro A: Código A (a quién se factura) y código B (quién paga)

Centro B: Código B (a quién se factura) y código B (quién paga)

Centro C: Código C (a quién se factura) y código B (quién paga)

Centro D: Código C (a quién se factura) y código D (quién paga)

En este ejemplo de cuatro centros, tres comparten departamento de tesorería (Código B), el centro C u D comparte departamento de contabilidad. En este caso, se reduce las posibilidades de 64 a 4.

Las compañías usuarias de EDI notifican los cambios o apertura de nuevos Puntos Operacionales mediante los mensajes GENRAL. 

En un entorno automatizado el emisor y receptor del documento se suele informar de la esta información permitiendo heredar desde un pedido a un albarán a una factura casi la totalidad de la información de las direcciones globales e internas.

Un poco de tecnicismos: Segmento NAD

Los mensajes EDI contienen una secuencia de segmentos de información, que pueden ser de requisito obligatorio o de inclusión condicional, pueden estar formados por datos simples o compuestos (cuando están formados a su vez por otros datos simples) y pueden estar o no codificados (tomando valores de una lista asociada, conocida previamente o adjunta).

El Directorio de Segmentos o Segmentos NAD contienen las informaciones de destino para el envío del mensaje, es decir, la definición de la empresa, nombre, el código, la dirección y el NIF, además de incluir departamento, unidad tramitadora, o lo que se requiera en función de la estructura interna del destinatario. Esto es imprescindible para que el mensaje sea recibido y aceptado por el departamento asignado y para la agilidad del proceso de gestión.

Los Segmentos NAD incluyen información tanto del comprador como del vendedor. Es decir, todos los Puntos Operacionales que intervienen en la comunicación.

Una de las grandes bases en la que se sustenta el EDI es la definición y el uso de identificadores únicos. Reciben diversas denominaciones, como pueden ser: Códigos EAN, Puntos Operacionales, GLN... Cuya esencia más primitiva es que el cliente (emisor) que pide mercancía un proveedor (receptor) saben, sin lugar a dudas, de lo que estamos hablando.

Dentro del EDI podemos diferenciar varios tipos de identificadores:

Identificadores de productos o servicios

Es globalmente aceptado que un código de barras es un elemento distintivo de cualquier producto. Ese mismo conjunto de barras ocultas un número (normalmente de 13 dígitos) que además de ser leído por el lector de un cajero del supermercado lo permite identificar inívocamente en todo el mundo.

La primera clave aquí no recae tanto en el uso de estos códigos, que ya está muy extendido, sino en la forma en la que su empresa organiza sus productos asignándoles sus correspondientes códigos además, en el caso de venir de otro entorno no tan avanzado, como migrar los códigos de productos internos con sus equivalentes globales.

La segunda clave es informar a sus clientes de esos códigos. Ahí el documento EDI PRICAT tiene mucho que decir dado que en su contenido no informa en solitario de los códigos sino de información adicional sobre las características de sus productos.

Identificadores de empresa, departamentos, unidades...

Todo documento intercambiado debe contener cómo mínimo el emisor y el receptor.

Al igual que ocurre con los identificadores de productos, los nombres no suelen permitir tener una relación clara entre el uso de abreviaturas, acrónimos, tildes, etc.). En este caso para los identificadores de empresa, la gama de posibilidades es bastante más amplia, desde una misma EAN, un número de IVA, códigos nacionales, DUNS, y un largo etcétera de códigos que en su relación identifican una empresa inívocamente.

Pero la realidad indica que no hay que identificar el emisor o receptor del mensaje, sino que internamente ese documento intercambiado requiere mostrar otras unidades dentro de la empresa. En el ejemplo de un albarán EDI (DESADV) es necesario indicar que se entrega la mercancía, en una factura es indicar que pide, a quién se paga, quién recibe la mercancía, a quien factura e incluso que paga.

Organizar las "estructuras administrativas", listado de unidades, centros, departamentos, etc. es vital para su gestión y para el de su cliente o proveedor.

Organizar sus identificadores y la conversión de códigos

Cuando una empresa tiene que organizar los identificadores se ve a la situación de que ya tienes definidos pero basado en unos códigos própios internos. La conversión de estos códigos es esencial para un intercambio correcto electrónico de documentos que además para la correcta automatización del proceso e integración de los datos en sus sistemas de gestión informáticos (ERP).

Muchos de los beneficios que aportan los servicios EDI están ocultos a la mayoría de sus empresas usuarias. El consejo de este mes quiere mostrar cómo aprovechar una característica de nuestra tecnología para intercambiar electrónicamente de forma segura sus documentos, y, en concreto, sus facturas electrónicas emitidas.

Siempre se ha dicho que la mejor financiación de una empresa es a través de la venta de sus productos y servicios. Como proveedor de grandes clientes el cobro de sus facturas muchas veces se hace complejo e implica que su empresa tenga que recurrir otras formas de financiación.

Los servicios EDI de SERES le permiten tener trazabilidad completa del estado de sus documentos intercambiados. En el caso de las facturas emitidas, su empresa sabrá si su cliente está de acuerdo con su contenido, donde está en el proceso de tramitación e, incluso, conocer cuándo se va a proceder a su pago. En un entorno de gestión de facturas en papel, su empresa no tiene constancia de la fecha en la que se inicia el cómputo del plazo de pago y, por lo tanto, aporta menor credibilidad a la hora de negociar su cobro y menor conocimiento del estado futuro de su tesorería.

No es esencia del EDI el poder cambiar su plazo de pago aunque al conocer que sus facturas electrónicas estarán conformadas y aceptadas en apenas segundos, su empresa tiene mayor capacidad en su negociación periódica con su cliente para acceder a "descuentos por pronto pago" en unas condiciones más ventajosas. Adicionalmente, y quizás de modo puntual, puede aprovechar esta situación para negociar de forma más consistente el adelanto de una factura. Algo que seguro aliviará su circulante en una situación extrema.

Otra forma de financiación es a través del factoring, ya sea con sus clientes o con alguna entidad, bancaria o no, de financiación. La factura electrónica le permite comunicar más rápidamente los documentos relacionados con sus operaciones. El presentar la relación de documentos EDI entre su cliente y su empresa, es decir, el pedido, albarán y la factura conformada, le aportará una prueba de mayor confianza con su entidad de crédito para la financiación de su circulante.