Servicio de emisión de soporte de pago nómina electrónica y sus notas de ajuste
¿Qué es la nómina electrónica?
La nómina electrónica es un sistema para que las empresas generen y transmitan digitalmente aquella información sobre los pagos realizados a sus empleados. Dentro de esta información se incluyen las deducciones, los impuestos y otros conceptos laborales.
Tras el éxito en la masificación de la factura electrónica en Colombia, la DIAN ha decidido seguir potenciando la transformación digital de las empresas del país a través del uso obligatorio del soporte de pago de nómina electrónica con el objetivo de que se reporten a la DIAN todos los pagos laborales.
¿Quiénes están obligados?
Aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que:
Realizan pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria.
Efectúan pagos a los pensionados a cargo del empleador.
Requieran soportar los costes y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las Ventas (IVA), cuando aplique.
Aspectos clave de la Resolución de la DIAN para entender la nómina electrónica
La nómina electrónica es un documento que actúa como soporte y que se guarda en un contenedor electrónico.
La periodicidad con la que se envían las nóminas electrónicas es mensual.
Incluye el identificador CUNE (Código Único de Nómina Electrónica) para garantizar autenticidad.
Plazos de la obligatoriedad de la nómina electrónica
La Resolución 000063 del 30 de julio de 2021, estableció un calendario escalonado para la adopción de la nómina electrónica en Colombia, teniendo en cuenta el tamaño de las empresas y el número de empleados a cargo. Este calendario fue diseñado para garantizar una transición ordenada y efectiva, permitiendo a las empresas una adaptación a los nuevos requisitos en los plazos específicos: A continuación, detallamos el cronograma:
Proceso de implementación de la nómina electrónica
Para el correcto cumplimiento con la obligación de la nómina electrónica en Colombia, las empresas deben seguir los siguientes pasos:
Generar los documentos de nómina electrónicos de forma mensual.
Transmitir la información a la DIAN en los 10 primeros días del mes siguiente.
Recibir la validación de la DIAN para cada uno de los archivos enviados.
Se realiza la entrega de los comprobantes electrónicos a los empleados.
Requisitos técnicos para utilizar la nómina electrónica
La nómina electrónica en Colombia necesita cumplir con una serie de requisitos técnicos establecidos y diseñados por la DIAN para garantizar la validez, seguridad y trazabilidad de los documentos generados y transmitidos. A continuación, se describen los principales aspectos técnicos necesarios para llevar a cabo este proceso:
Se debe utilizar un software autorizado que cumpla con los aspectos técnicos de la DIAN. Puede ser propio o adquirido por un proveedor autorizado.
El archivo generado tiene que cumplir con el esquema técnico establecido por la DIAN. Es decir, tiene que generarse en formato XML.
La nómina electrónica incluye un certificado digital para garantizar la seguridad y autenticidad de los datos transmitidos.
El sistema tiene que tener la capacidad de poder enviar las nóminas electrónicas a la DIAN para su posterior validación en tiempo real.
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