Todo sobre EDI (Intercambio Electrónico de Datos), la guía definitiva

Descubre ahora todos los detalles sobre los servicios EDI de SERES

¿Qué es el EDI (intercambio electrónico de documentos)?

El EDI (Electronic Data Interchange) es un sistema de comunicación que permite el envío y recepción de documentos electrónicos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes intervienen en una relación comercial.

El modelo de trabajo EDI implica una serie de acciones comerciales sin papeles, de forma electrónica, mediante una estructura específica y sobre un estándar internacional.

Por eso, cuando hablamos de EDI hacemos referencia a documentos como el pedido, la guía de remisión o albarán, la confirmación de recepción de mercancía y la factura.

En el entorno empresarial actual se realizan gran cantidad de intercambios de documentos en diferentes formatos y canales y, por eso, la integración de las comunicaciones en el ámbito B2B es la clave del éxito. De hecho, en los próximos años, las relaciones comerciales entre empresas serán de forma electrónica.

Por lo tanto, el primer paso para comenzar la transformación digital de una empresa es comenzar a utilizar e implementar un proyecto EDI.

Beneficios del EDI_v2

¿Cómo hacer envíos de documentos con EDI?

El envío de documentos EDI consta de 3 pasos: identificar los datos, crear el documento EDI adecuándolo al formato estándar y transmitirlo a su interlocutor a través de las redes de valor añadido (RVA), que son puntos de conexión entre empresas que intercambian documentos EDI.

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Identifica y organiza de datos

Recopila los datos que deseas incluir en el documento electrónico a intercambiar. Las fuentes de datos y los métodos disponibles para generar documentos puedes extraerlos del gestor documental interno de la empresa

Creación del documento EDI

Una vez identificados, los datos se introducen a través de un software especializado para convertir su formato de datos en un formato estándar EDI. De esta manera la información quedará ordenada correctamente.

Redes de Valor Añadido

El envío de los documentos EDI no sería posible sin las Redes de Valor Añadido (RVA), que es una red de interconexión de negocios para realizar intercambios EDI. SERES es el único operador español con redes certificadas para hacer EDI por VAN.

¿Cómo hacer la recepción de documentos con EDI?

La recepción de documentos con EDI (Electronic Data Interchange) es un proceso automatizado que permite a las empresas intercambiar información comercial de manera eficiente, rápida y sin errores manuales.

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Recepción del documento EDI

El primer paso para recibir el documento en formato EDI es contar con un proveedor especializado que se encarga de recibir los documentos en tu hombre, garantizando que el proceso sea fluido y seguro. Es importante que el proveedor cumpla con los estándares internacionales de EDI y compatible con los sistemas de la empresa.

Conversión del documento EDI

Una vez recibido el documento, se debe traducir al formato requerido por la empresa receptora. Al utilizar un proveedor de servicios, este se encarga de convertir el documento al formato compatible con tu sistema. De esta manera, la información del documento EDI se procesará correctamente, sin ocasionar pérdida de datos ni errores.

Introducción de datos

Después de la conversión del documento EDI, este se integra directamente en el sistema de gestión interna de tu empresa permitiéndote automatizar procesos (órdenes de compra o facturas), almacenamiento centralizado de la información y mayor eficiencia al eliminar la necesidad de ingresar datos de manera manual.

¿Cuáles son los principales formatos EDI?

Los principales formatos EDI (Electronic Data Interchange) que se utilizan para el intercambio de datos entre sistemas empresariales son el EDIFACT, ODETTE, ANSI X12, EANCOM, TRADACOMS y RosettaNet.

  • UN/EDIFACT. También conocido Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, es el formato EDI más común.
  • ODETTE. Desarrollado por la Organisation for Data Exchange by Tele Transmission in Europe, se utiliza fundamentalmente en la industria automotriz europea.
  • ANSI X12. Fue creado en 1979 por el American Standards Institute (ANSI) y es el más utilizado por las empresas de Estados Unidos.
  • EANCOM. Se crea en 1987 y su ventaja principal es que incorpora el European Article Number (EAN), un sistema de códigos que permite identificar productos a nivel internacional. Se trata del formato más utilizado en la industria retail europea.
  • RosettaNet. Fue desarrollado por un consorcio de más de 500 compañías del sector electrónico para dinamizar al máximo la cadena de suministro de las empresas pertenecientes a este sector.

¿Qué documentos EDI son los más comunes?

Los documentos EDI más comunes son: ORDERS, ORDRSP, DESADV, RECADV, INOVIC, GENRAL, SLSRPT, INVRPT, PRICAT, COACSU, REMADV, RETANN, RETINS, REQOTE, QUOTES, DELJIT e IFTMIN. Como resultado, se pueden intercambiar desde documentos de factura hasta instrucciones de transporte incluyendo albaranes, órdenes de recepción o informes de inventario.

Para que conozcas como es el flujo real de un intercambio de documentos EDI, hemos preparado dos casos reales:

tabla de documentos EDI mas comunes

¿Cuál es el uso del EDI por sectores?

En la actualidad, el intercambio electrónico de documentos puede utilizarse en cualquier sector de actividad. No obstante, los más activos en su implementación son el retail, automotriz, logístico, sanitario y el financiero. Además, contar con los servicios de un proveedor de EDI te ayudará en la toma de decisiones. SERES, con más de 30 años de experiencia, te acompañará y asesorará de manera personalizada para comenzar su transformación digital.

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Sector Retail

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Sector Automotriz

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Sector Logístico

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Sector Sanitario y farmacéutico

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Sector Financiero

Formado por supermercados, grandes tiendas o perfumerías, es el sector que más utiliza el EDI. Se caracteriza por ser muy competitivo.

 El sector de la automoción es otro de los sectores que más tiempo lleva funcionando con EDI. Aporta gran valor en la automatización de procesos. El EDI es una pieza clave para los operadores logísticos y de transporte. Es esencial para el intercambio de mercancía o las centrales de compras. Los servicios EDI permiten que la comunicación sea más fluida, a la par que simplifica todos los procedimientos y reduce la mayoría de errores. El sector financiero fue pionero en utilizar soluciones EDI. Desde entonces, se ha hecho cada vez más común y su crecimiento ha sido exponencial. 

¿Cómo poner en marcha un proyecto EDI?

Para empezar tu propio proyecto EDI, tendrás que realizar una segmentación de tus proveedores, identificar las áreas de aplicación de EDI, implicar a todos los departamentos de la empresa y establecer métodos de trabajo.

Este modelo de trabajo con EDI implica la realización de acciones comerciales de forma electrónica, mediante estructuras específicas y sobre un estándar internacional.

Puesta en marcha de un proyecto EDI

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