5 motivos para implementar um projeto de receção de faturas eletrónicas

pt Lisboa, 15 de Março de 2018

A faturação eletrónica tem dois sentidos: entrada e saída. É tão importante gerir eficazmente as faturas recebidas como as emitidas.

A receção de faturas em papel implica uma série de problemas que complicam significativamente o processo. A solução passa por apostar num projeto de receção que não só elimine um circuito de tarefas tão complexo, mas também que elimine completamente os erros associados aos fatores humanos e que contribua para outra série de benefícios para a empresa.

  • Sem erros: o formato eletrónico permite receber faturas no formato correto e com a informação necessária que facilita a sua tramitação e contabilização interna de forma eficaz. Caso a fatura tenha todos os dados necessários, segue o fluxo interno. Caso contrário, será automáticamente rejeitada. A chave de sucesso consiste em receber apenas faturas validadas de forma correta e chegarem à pessoa ou departamento correspondente, eliminando portanto o esforço interno desnecessário resultante das faturas incorretas, que implica o esforço de diversos departamentos, responsáveis, etc.
  • Adeus às tarefas improdutivas: a fatura eletrónica integra-se automaticamente no programa de gestão da empresa, evitando a manipulação, impressão, leitura, introdução manual de dados. Os dados das faturas corretas incorporam-se automaicamente nos sistemas para respetivo tratamento e contabilização interna.
  • Sem discrepâncias: a fatura eletrónica integra-se nos processos de aprovação de forma automática, inclusivé mesmo que não exista um workflow, o que facilita a gestão interna de processos complexos prévios ao pagamento da fatura. No caso de rejeição da fatura, uma gestão eficaz das discrepâncias poderá contribuir para que a empresa diminua perdas de tempo desnecessárias.
  • Retorno do investimento: o investimento inicial de um projeto de faturação eletrónica é compensado com as poupanças obtidas num curto prazo de tempo. Com o Setup inicial de um projeto de receção de faturas eletrónicas, mesmo tendo em conta os custos do Setup inicial e a lógica trnasformação gradual do papel para o eletrónico dos fornecedores, as poupanças obtidas compensam o investimento em menos de um ano.
  • Vantajoso para os fornecedores: a necessidade de convencer os fornecedores a adotarem a transformação é um dos motivos mais complicados para não dar o passo em frente. A realidade será contar com um canal seguro de comunicação com a sua empresa e com outros possíveis clientes, que permitirá tirar o maior proveito ao seu pedido. Entre as várias vantagens que terá o fornecedor destaca-se o comprovativo de recibo eletrónico, a consulta do estado de tramitação durante todo o processo, a possibilidade de retificação e correção quando o cliente o notifica de alguma rejeição ou for detetado algum erro e a possibilidade de enviar faturas eletrónicas a todos os seus clientes e beneficiar também da redução de custos.

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